SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT MENYURAT PADA KANTOR KEPALA DESA KIMAK

Abstract

Kantor Kepala Desa Kimak adalah sebuah instansi pemerintah yang beralamat jl. Depati Bahrin Desa Kimak Kecamatan Merawang yang sekarang dipimpin oleh Bapak Kuslan Nasir. Dalam memusatkan masalah yang ada dan agar tidak menyimpang dari pokok pembahasan, maka pada skripsi ini batasan masalah yang akan di bahas yaitu proses administrasi surat menyurat. Masalah yang dihadapi adalah kegiatan pengolahan data masih dilakukan secara manual, sehingga menimbulkan berbagai masalah, seperti keterlambatan dalam menyajikan laporan kepada pimpinan, penyimpanan data yang kurang baik sehingga terjadi pemborosan waktu dalam pengelompokkan data, kurang terjaminnya keakuratan data dan kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan dalam pelayanan terhadap warga. Penulis dalam menganalisa sistem berorientasi obyek menggunakan metode UML seperti use case diagram, activity diagram, class diagram dan sequence diagram. Dalam merancang sistem penulis menggunakan ERD dan LRS. Untuk tampilan rancangan layar penulis menggunakan Microsoft Office Visio 2007. Dan untuk database penulis menggunakan Microsoft Office Access 2007. Tujuan penulisan dalam skripsi ini diharapkan dapat membantu Kantor Kepala Desa Kimak dalam memperbaiki sistem yang ada dengan harapan pengolahan dan penyajian informasi admnistrasi surat menyurat yang selama ini dilakukan secara manual dapat dipermudah dengan dibuatnya rancangan sistem informasi yang terkomputerisasi. Dengan adanya sistem komputerisasi ini, maka diharapkan dapat mendukung tercapainya tujuan seperti kemudahan pengguna sistem dalam menyediakan laporan – laporan yang bermutu serta memenuhi kebutuhan manajemen, efisiensi waktu dalam pelaksanaan kegiatan pelayanan surat menyurat kepada warga, dokumen-dokumen keluaran yang dihasilkan lebih berkualitas dan informatif, meningkatkan efektifitas dalam pengolahan data agar dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap serta dapat dihasilkan setiap saat jika diperlukan dan meningkatkan kualitas pelayanan kepada warga yang membutuhkan.