“ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEARSIPAN PENDAFTARAN BARU STNK KENDARAAN BERMOTOR BERBASIS DESKTOP PADA KANTOR UPT DPPKAD PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG WILAYAH KOTA PANGKALPINANG”

Abstract

Tingginya laju pertumbuhan kendaraan tidak hanya menimbulkan permasalahan di jalan raya seperti kemacetan dan kecelakaan lalu lintas. Permasalahan muncul pula dalam proses Registrasi dan Identifikasi kendaraan terutama berkenaan dengan manajemen kearsipan menyangkut dokumen fisik (kertas). Dengan adanya dokumen yang berbentuk fisik tersebut masih terbuka kemungkinan dokumen yang ada dapat hilang atau tidak ada pada tempatnya yang disebabkan oleh kelalaian maupun kesengajaan. Hilangnya arsip yang disimpan pada Kantor Samsat Pangkalpinang akan berpengaruh pada pelayanan kepada masyarakat yakni berkurangnya kepercayaan masyarakat terhadap institusi kantor samsat Pangkalpinang yang oleh undang – undang diberikan kewenangan untuk melakukan retensi terhadap arsip STNK. Pengembangan manajemen kearsipan elektronik merupakan salah satu upaya organisasi (Kantor Samsat Pangkalpinang) melalui pendekatan yang sistematik terpadu dan terencana untuk meningkatkan aktivitas organisasi dalam meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sebagai wujud dari Good Govermance. Manajemen kearsipan STNK elektronik ini dirancang untuk memecahkan masalah – masalah yang timbul dalam pengelolaan arsip STNK fisik seperti hilangnya arsip, arsip tertukar, arsip berada tidak pada tempatnya serta proses pencarian yang memakan waktu dapat diatasi melalui model pengembangan manajemen kearsipan STNK elektronik. Berdasarkan ketentuan Pasal 68 undang – undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan disebutkan bahwa, Pencipta arsip dan/atau lembaga kearsipan dapat membuat arsip dalam berbagai bentuk dan/atau melakukan alih media meliputi media elektronik dan/atau media lain. Oleh karena itu, samsat dalam kapasitasnya selaku pencipta arsip jenis dokumen fisik seperti Formulir dan persyaratan pendaftaran kendaraan bermotor, data pengesahan, dan data pendukung untuk kendaraan mutasi, dapat dilakukan penyimpanan secara elektronik dengan terlebih dahulu dilakukan alih media dari media fiisik (kertas) menjadi media digital (elektronik).