PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KABUPATEN BANGKA

Abstract

Hasil penelitian menunjukkan bahwa pada kantor Dukcapil Kabupaten Bangka Prosedur Pengelolaan surat masuk maupun surat keluarnya menggunakan asas sentralisasi, sedangkan dalam pencatatannya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil mengunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali, adapun pengelolaan surat masuknya meliputi : penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul/ amplop, pengarahan surat, pengirim surat, Penyimpan berkas kartu kendali surat masuk, sedangkan untuk surat keluar meliputi ; pembuatan net konsep, pengetikan konsep, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap dinas, pengecekan kelengkapan surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan Pengiriman surat. Pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil pengelolaan suratnya masih mengalami beberapa kendala yaitu kurangnya pemahaman pegawai tentang prosedur pengelolaan surat yang efektif dan efisien serta terdapatnya penumpukan surat masuk pada sub bagian umum. Berdasarkan hasil penelitian maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan surat pada kantor Dukcapil Kabupaten Bangka masih terdapat ketidak sesuaian dengan ketentuan petunjuk teknis prosedur pengelolaan surat yang ada hal ini dapat dilihat pada ketidak pemakaian kartu kendali pada surat keluar. Berdasarkan hasil penelitian pada Dukcapil Kabupaten Bangka maka penulis memberikan saran sebagai beikut : diharapkan Dukcapil untuk segera menambah personil pada bagian pengelolaan surat, memberikan pengarahan dan pelatihan mengenai pengelolaan surat yang efektif dan efisien.