RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT PADA DINAS KEBERSIHAN DAN KEBAKARAN KOTA PANGKALPINANG

Abstract

Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang adalah Instansi yang memberikan Pelayanan Prima dalam bidang Kebersihan, Pengelolaan Sampah dan Pencegahan/Penanggulangan Bahaya Kebakaran serta menciptakan organisasi yang kuat, unggul dan dinamis guna menjawab kebutuhan masyarakat Kota Pangkalpinang. Hal ini dalam berkoordinasi pemberitahuan ataupun penyampaian agar melali surat yang akan ditunjukan kepada Kepala Dinas dan diserahkan ke bagian tata usaha untuk dimasukan sebagai laporan surat yang ada. Proses pencatatan dan laporan yang dilakukan pada Dinas Kebersihan dan Kebakaran Kota Pangkalpinang sampai saat ini masih bersifat manual. Oleh karena itu, sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan proses-proses penerima data transaksi surat. Diantaranya sering terjadi kesalahan dalam penerima surat ke bagian, keterlambatan proses transaksi surat yang dirasakan terlalu lama, dan belum adanya sistem yang terkomputerisasi yang membuat proses pengolahan dan penerima surat transaksi menjadi tidak teratur, tidak efektif dan efisien. Untuk mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem komputerisasi Penanganan Surat yang sangat sesuai untuk mendukung kemajuan dan perkembangan Teknologi. Sehingga dapat mengatasi permasalahan atau kendala pada sistem yang berjalan saat ini. Dengan memanfaatkan sistem komputerisasi yang diusulkan ini secara baik dan benar, kemungkinan pengawasan atau kontrol terhadap Penanganan Surat menjadi lebih mudah.