RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENANGANAN SURAT : STUDI KASUS PADA KANTOR KELURAHAN AIR SALEMBA KECAMATAN GABEK KOTA PANGKALPINANG

Abstract

Kantor Kelurahan Air Salemba beralamat di jalan Ali Saleh Zainuddin Kecamatan Gabek Kota Pangkalpinang. Kegiatan surat menyurat dimulai dengan proses surat masuk. Sekretaris menerima surat masuk kemudian mencatat surat masuk di buku agenda surat masuk dan membuat disposisi. Selanjutnya sekretaris menyerahkan disposisi dan surat masuk ke lurah, lurah akan memberi keterangan disposisi lalu menyerahkan disposisi dan surat masuk yang sudah diberi keterangan oleh sekretaris itu sendiri. Berdasarkan disposisi dan surat masuk yang diterima sekretaris memberi keterangan Tambahan disposisi , selanjutnya akan membuat Kartu Surat Masuk lalu memberikan surat masuk beserta rangkapan disposisi yang sudah diberi keterangan dan rangkapan Kartu Surat Masuk ke Bagian yang ditujukan berdasarkan disposisi. Selanjutnya dilanjutkan dengan proses Surat Keluar, proses Surat Keputusan, dan Proses Surat Tugas yang penjelasannya ada di dalam skripsi ini. Proses surat menyurat yang dilakukan pada Kantor Kelurahan Air Salemba tersebut masih menggunakan sistem manual atau komputerisasi yang belum tertata rapi, mulai dari proses pendataan Instansi, Pendataan Pegawai, Pendataan Bagian, proses surat masuk, proses surat keluar, proses surat keputusan, proses surat tugas, pembuatan disposisi sampai pembuatan laporan kepada lurah. Hal ini menjadi salah satu penyebab terlambatnya proses surat menyurat dan pembuatan laporan yang cepat dan akurat untuk diberikan kepada pimpinan. Maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dan akurat untuk mendukung proses surat menyurat di Kantor Kelurahan Air Salemba. Sistem tersebut diusulkan agar dapat mengatasi permasalahan atau kendala yang sering ditemui pada sistem yang belum tertata rapi yang sedang berjalan. Dengan memanfaatkan sistem yang diusulkan ini secara benar, kemungkinan pengawasan atau kontrol terhadap proses surat menyurat menjadi lebih efektif dan efisien