SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN SURAT PADA PT. ADIRA DINAMIKA MULTI FINANCE CABANG PANGKALPINANG BERBASIS WEB

Abstract

Surat merupakan salah satu media komunikasi yang sangat penting dalam suatu instansi, perusahaan maupun bentuk organisasi yang lain, baik untuk berkomunikasi dengan pihak- pihak secara eksternal maupun internal. Setiap hal yang menyangkut kegiatan organisasi yang bersifat resmi selalu diwujudkan dalam bentuk surat. PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk Cabang Pangkalpinang merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang pembiayaan konsumen dan bidang otomotif. Belum adanya sistem terkomputerisasi untuk menunjang pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada PT Adira Dinamika Multi Finance Tbk ini membuat bagian pengarsipan surat masuk dan surat keluar mengalami kesulitan. Kurang efisiennya waktu dan tenaga dalam pengarsipan surat, pencarian arsip, rekap data yang masih kurang rapi, serta penomoran surat yang berantakan. Saat ini masih ada beberapa kendala dalam pengarsipan surat, seperti tidak semua surat terarsipkan dengan baik, pembuatan penindaklanjut tujuan disposisi dari kepala bagian ke bagian bersangkutan yang terkadang memakan banyak waktu, dan hilangnya surat. Untuk itu, diperlukan sistem informasi yang mampu menangani pengarsipan surat dalam penyimpanan maupun pencarian suatu dokumen yang dibutuhkan diwaktu yang cepat, tepat dan terperinci. Sehingga dapat mempercepat tahapan proses pekerjaan selanjutnya.