SISTEM ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DESA LUBUK BARU OGAN KOMERING ULU MENGGUNAKAN MODEL PROTOTYPE

Abstract

Kantor Desa Lubuk Baru merupakan sebuah kantor desa yang masih menggunakan pengelolaan data surat masuk dan surat keluar secara manual dan belum terkomputerisasi, pada saat ini pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di Desa Lubuk Baru menggunakan proses pencatatan surat masih dilakukan secara tertulis dengan menggunakan buku catatan. Pengelolaan surat masuk dan keluar yang masih dilakukan dengan catatan di buku dapat memakan waktu dan tenaga yang cukup banyak. Proses pencatatan, pengarsipan, dan penanganan surat menjadi lebih lambat dan rentan terhadap kesalahan, ketidakakuratan tanpa sistem yang terstruktur, hal ini dapat menyebabkan kesulitan dalam menemukan informasi yang diperlukan, tanpa sistem yang terkomputerisasi, kantor desa rentan terhadap risiko kehilangan data surat masuk dan surat keluar akibat kerusakan, pencurian, atau kebakaran, tanpa sistem yang terintegrasi, sehingga mengancam keamanan informasi yang sensitif. Berdasarkan permasalahan yang terjadi pada surat masuk dan surat keluar dikantor Desa Lubuk Baru dibutuhkannya sebuah Sistem informasi berbasis website yang berguna mempermudah dalam melakukan pencatatan dan pembukuan pada surat masuk dan keluar di kantor Desa Lubuk Baru. Dengan menggunakan model prototype, bahasa pemrograman php, database MySQL, alat bantu pengembangan sistem Unified Modelling Language (UML). diharapkan dengan adanya sistem berbasis web dapat mempermudah pekerjaan petugas dalam proses pengelolaan surat masuk dan keluar pada Desa Lubuk Baru ,sehingga menjadi lebih efisien dan terstruktur.