ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA SMP NEGERI 1 PANGKALPINANG DENGAN MENGGUNAKAN METODOLOGI BERORIENTASI OBJEK

Abstract

SMP Negeri 1 Pangkalpinang yang beralamat di Jalan Mayor Haji Muhidin Pangkalpinang merupakan sekolah peninggalan Belanda. Prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang diterapkan pada Tata Usaha Administrasi Pers/Kearsipan SMP Negeri 1 Pangkalpinang saat ini mulai dari penerimaan, pembuatan, dan penyimpanan surat masih dilakukan secara manual. Dokumentasi surat masuk dan surat keluar hanya berupa penulisan pada buku pengendali surat, mengakibatkan terjadinya penumpukan pencatatan sehingga ketika surat menyurat diperlukan maka harus dicari kembali, proses pencarian tidak bisa dilakukan dengan cepat, dan secara fisik media penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar mmemerlukan media yang luas dan besar, akibatnya terjadi penumpukan arsip, sehingga arsip yang diperoleh masih kurang cepat, efisien, dan kurang menghemat waktu pencariannya. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Menyurat akan menampilkan informasi tentang pendataan, pengelolaan surat masuk, pengelolaan surat keluar serta pembuatan laporan. Dalam sistem tersebut akan dirancang basis data dengan menggunakan UML ( Unified Modelling Language), dan metodologi berorientasi objek sehingga menghasilkan rancangan antar muka yang interaktif, dan pola interaksi antar petugas dengan sistem. Dengan dibuatnya sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada SMP Negeri 1 Pangkalpinang, maka diharapkan dapat membantu dan mempermudah staf administrasi pers/kearsipan dalam meningkatkan kualitas dan kuantitas sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta meningkatkan mutu layanan yang lebih efektif dan efisien.